Huishoudelijk reglement

Naam

Artikel 1

De vereniging draagt de naam: Eindhovens Gemengd Koor “De Roostenzangers”. De naam kan in het gebruik worden afgekort tot E.G.K. “De Roostenzangers”.

Leden

Artikel 2

Zij, die als lid zijn toegelaten, ontvangen bij de kennisgeving zoals bedoeld in artikel 5, zevende lid, van de statuten een gebruikersnaam en wachtwoord, die toegang geven tot het ledenportaal op de website van de vereniging.

Artikel 3

De leden hebben het recht:

deel te nemen aan de activiteiten van de vereniging;
deel te nemen aan de debatten en stemmingen in de bijeenkomsten van de algemene ledenvergadering;
voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend

Artikel 4

De leden zijn verplicht zich te houden aan de statuten en het huishoudelijk reglement, alsmede aan alle andere door de algemene ledenvergadering of het bestuur wettig vast te stellen regelingen en/of te nemen besluiten.
De geldende statuten en het geldende huishoudelijk reglement staan op de website van de vereniging.

Artikel 5

De vereniging kent naast leden en ereleden ook projectleden en gastzangers.
Een projectlid is een lid dat zich (telkens) gedurende één project verbindt aan de vereniging.
Een aanvraag tot het verkrijgen van het lidmaatschap als projectlid moet schriftelijk worden ingediend bij de secretaris van het bestuur.
Het bestuur beslist in overleg met de dirigent over de toelating en deelt dit besluit zo spoedig mogelijk schriftelijk aan het kandidaat-projectlid mee.
Projectleden hebben dezelfde verplichtingen als koorleden voor de tijd dat zij zich verbinden aan het koor.
Projectleden hebben geen toegang tot de bijeenkomsten van de algemene ledenvergadering en geen stemrecht.
Een gastzanger is een lid dat, indien het voor de bezetting van een uitvoering gewenst is, door het bestuur in overleg met en ter beoordeling van de dirigent is uitgenodigd met het doel de uitvoering van een specifiek werk op een gewenst niveau te brengen en daarmee het koor te versterken.

Ledenregister en gegevensbescherming

Artikel 6

Van ieder lid worden de persoonsgegevens opgenomen in het ledenregister, een digitaal ledenbestand dat beheerd wordt door de secretaris. Er worden uitsluitend gegevens in het bestand opgenomen die noodzakelijk zijn voor de vaststelling van het ledenbestand, voor de uitwisseling van informatie van het bestuur met de leden en voor de uitvoering van contributieverplichtingen. Dat zijn de naam, voorletters, roepnaam, adres, postcode en woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en datum van toelating als lid tot de vereniging. Daarnaast wordt nog de stemcategorie vermeld. Ten slotte wordt in voorkomende gevallen in het register aangetekend per welke datum het lidmaatschap is beëindigd en de reden overeenkomstig de omschrijving, zoals gegeven in artikel 11 van de statuten.
Van ieder nieuw lid worden de bovengenoemde persoonsgegevens gevraagd en na verkregen toestemming vastgelegd. De ledenlijst wordt geplaatst op het besloten gedeelte van de website van de vereniging.
Het is de leden ten strengste verboden deze gegevens aan derden te verstrekken. Indien en voor zover dit nodig is in verband met de vaststelling van subsidies of van de contributie aan bijvoorbeeld de landelijke en plaatselijke koepelorganisatie, waarbij de vereniging is aangesloten, is het bestuur bevoegd deze gegevens aan de desbetreffende instellingen te verstrekken.
Het is de leden bekend dat hun naam kan worden vermeld bij een beschrijving van de samenstelling van het koor in het programmaboekje dat ter gelegenheid van een uitvoering wordt uitgegeven.
Bij opzegging van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens van het lid verwijderd.
Leden geven wijzigingen of onjuistheden in de ingeschreven gegevens in het ledenregister direct door aan het bestuur, dat zorgt voor verwerking van die correcties in het bestand.
Het bestuur waarborgt dat de personele en financiële administratie voldoende beveiligd is en zorgt dat een van de leden zo nodig optreedt als coördinator gegevensbescherming.
Bij aanmelding wordt de leden toestemming gevraagd om foto’s van het koor/van koorleden op bijvoorbeeld flyers en in het programmaboekje voor concerten en op de website te plaatsen. Leden behouden echter het recht om bezwaar maken tegen een concreet voornemen tot het maken en publiceren van foto’s van het koor/van koorleden op bijvoorbeeld flyers of (het openbare gedeelte van) de website van de vereniging. Gebeurt dat, dan wordt het desbetreffende lid niet gefotografeerd of wordt de foto niet gepubliceerd. Bij het maken van foto’s door koorleden tijdens repetities of evenementen wordt door de maker de privacy van de gefotografeerde personen gewaarborgd, onder meer door de foto’s niet zonder hun toestemming op de groepsapp van het koor of op andere sociale media te publiceren dan wel op andere wijze aan derden te verstrekken.
Bij constatering van een datalek, waarbij persoonsgegevens in het bezit komen van anderen, die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, dient dat onmiddellijk aan het bestuur gemeld te worden. Het bestuur neemt onmiddellijk maatregelen om het datalek te dichten. Afhankelijk van de aard en omvang van het datalek besluit het bestuur of en wanneer de leden hierover worden geïnformeerd.
Het bestuur houdt een digitaal ereledenregister bij, waarin worden ingeschreven de ereleden, de erevoorzitter en de eredirigent, een en ander voor zover benoeming is geschied overeenkomstig artikel 6 van de statuten.
Van de in het tiende lid van dit artikel genoemde personen worden vermeld de naam, voorletters, adres, postcode en woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum alsmede de datum van benoeming en de datum waarop het erelidmaatschap, erevoorzitterschap of eredirigentschap is geëindigd door overlijden of bedanken door betrokkene dan wel opzegging door de vereniging.

Schorsing

Artikel 7

Een schorsing zoals bedoeld in artikel 10 van de statuten kan slechts worden uitgesproken nadat het betrokken lid in de gelegenheid is gesteld te worden gehoord.

Bestuur

De voorzitter

Artikel 8

De voorzitter vertegenwoordigt de vereniging zowel binnen de vereniging als naar buiten met inachtneming van het bepaalde in artikel 33 van de statuten.
De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en van de algemene ledenvergadering. Hieronder vallen de voorbereiding van de vergadering en de zorg dat alle agendapunten aan bod komen.
De voorzitter geeft leiding aan het bestuur. Hieronder vallen het uitvoeren van het geformuleerde beleid, het coördineren van de verschillende taken binnen de vereniging en het nemen van initiatieven.
De voorzitter is verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten van het bestuur en van de algemene ledenvergadering. Indien een bepaald besluit door iemand anders wordt uitgevoerd, controleert de voorzitter of dat ook daadwerkelijk wordt gedaan.

De secretaris

Artikel 9

De secretaris draagt zorg voor:
a. de te voeren correspondentie;
b. het opstellen van de agenda voor de vergaderingen van het bestuur en de algemene ledenvergadering;
c. het tijdig bijeenroepen van de algemene ledenvergadering;
d. het opmaken van de notulen van de vergaderingen van bestuur en algemene ledenvergadering;
e. het in de gaten houden van procedures en het vastleggen van actiepunten en besluiten;
f. inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel;
g. het bijhouden van de registers, zoals bedoeld in artikel 6 van dit reglement;
h. het opmaken van het jaarverslag;
i. het beheer van het archief.

Met toestemming van het bestuur kunnen een of meer van deze taken aan een ander bestuurslid worden opgedragen.

De secretaris tekent alle correspondentie, die van de vereniging uitgaat met inachtneming van het gestelde in artikel 33, vijfde en zesde lid, van de statuten, tenzij in een bestuursvergadering anders wordt besloten en behoudens de correspondentie, die de overige bestuursleden uit hoofde van hun functie in het bestuur voeren.

De penningmeester

Artikel 10

De penningmeester draagt zorg voor:

Met toestemming van het bestuur kan het bijhouden van de financiële administratie aan een daartoe deskundig natuurlijk persoon of instelling worden opgedragen.

Het bestuur kan besluiten de penningmeester te doen bijstaan door een ander bestuurslid. Beiden regelen in onderling overleg hun taakverdeling, welke de goedkeuring van het bestuur behoeft.

De bibliothecaris

Artikel 11

De bibliothecaris is verantwoordelijk voor het beheer over de muziekbibliotheek, hetgeen concreet inhoudt:
a. het ordelijk en systematisch rangschikken van alle muziek;
b. het uitgeven van de muziek aan de leden;
c. het innemen van de muziek na gebruik;
d. het bijhouden van een register, waarin de gehele inventaris van de muziekbibliotheek is opgenomen;
e. het zorgen, dat de muziek steeds in goede staat verkeert;
f. het signaleren aan het bestuur welke muziek moet worden bijbesteld om in voldoende mate aanwezig te zijn;
g. het uitgeven en innemen van de muziek, die elders wordt gehuurd.
Het bestuur kan besluiten de bibliothecaris te doen bijstaan door een commissie.

Dagelijks bestuur

Artikel 12

Het dagelijks bestuur heeft tot taak het voorbereiden van de bestuursvergaderingen en de behandeling van aangelegenheden die geen uitstel gedogen. Het dagelijks bestuur brengt verslag uit aan het bestuur.
De goedkeuring van het bestuur is onder meer vereist voor het aangaan van financiële verplichtingen, die een waarde van één duizend euro (€ 1.000,00) te boven gaan en niet reeds door middel van de begroting door de algemene vergadering zijn goedgekeurd.
Besluitvorming binnen het dagelijks bestuur kan slechts met eenstemmigheid geschieden.

Commissies

Artikel 13

Indien het bestuur overeenkomstig artikel 29, vierde lid, van de statuten overgaat tot het instellen van een commissie, dient haar opdracht, alsmede het instellen, schriftelijk aan de leden van de commissie te worden meegedeeld.
De mededelingen, zoals bedoeld in het eerste lid, worden binnen vier weken aan de leden van de vereniging bekend gemaakt.
De commissie rapporteert aan het bestuur en is jegens het bestuur verantwoording schuldig.
De commissie kan interim-rapporten uitbrengen.
De commissie brengt na vervulling van haar opdracht een eindrapport uit. Het bestuur is gehouden binnen drie maanden na ontvangst mee te delen of het het rapport aanvaardt, dan wel een aanvullend rapport nodig acht. Aanvaarding van het (aanvullende) rapport leidt tot décharge van de commissie.
De décharge wordt de leden van de commissie en de leden van de vereniging binnen vier weken na de datum van aanvaarding van het (aanvullende) rapport schriftelijk meegedeeld.

Financiële bepalingen

Artikel 14

Betalingen, die een bedrag van € 1.000.– te boven gaan, mogen uitsluitend geschieden op grond van een door de voorzitter of secretaris voor akkoord getekend intern of extern stuk. Alvorens de in de eerste volzin van dit lid bedoelde akkoordbevinding te plaatsen, dient het desbetreffende stuk voor akkoord te zijn getekend door het bestuurslid, dat de daarop betrekking hebbende opdracht verstrekte.
Het verslag van de kascontrolecommissie wordt schriftelijk uitgebracht en voor de aanvang van de bijeenkomst van de algemene ledenvergadering, zoals bedoeld in artikel 17 van de statuten, aan de secretaris overhandigd.
De commissie kan desgewenst haar verslag mondeling ter vergadering toelichten.
Indien de vereniging van een rekening bij een bank gebruik maakt, staat de rekening ten name van de vereniging.
Het betalingsverkeer dient zo veel mogelijk via de bank te verlopen, zodat dit automatisch wordt geregistreerd.
Aan het eind van elke maand mag het bedrag in kas (contant geld) niet hoger zijn dan € 100,00, behalve wanneer dit nodig is in verband met betalingen aan derden in contanten. Het meerdere dient te worden afgestort bij de bank.
Om de hoeveelheid contant geld te beperken dient bij kaartverkoop aan de zaal een QR-code aanwezig te zijn zodat bezoekers met hun gsm kunnen betalen.
Bij kaartverkoop aan de zaal met een onzekere opbrengst dient contant geld altijd te worden geteld door twee personen die de getelde bedragen noteren en daarvoor tekenen.

Contributie

Artikel 15

Voor alle leden geldt de volledige contributie. Deze dient bij voorkeur te worden voldaan via automatische periodieke overschrijving naar de bankrekening van de vereniging.
Indien een lid om zwaarwichtige redenen meent niet aan zijn/haar contributieverplichting te kunnen voldoen, kan hij/zij aan de penningmeester schriftelijk verzoeken hem/haar gehele of gedeeltelijke kwijtschelding te verlenen.
Dit verzoek wordt beoordeeld door de penningmeester en de voorzitter, waarna de beslissing aan het lid wordt meegedeeld. Indien het verzoek niet wordt gehonoreerd, kan het lid binnen een maand in beroep gaan bij het bestuur. Het bestuur beslist binnen een maand op dit beroep. Van de beslissing op dit beroep staat geen beroep op de algemene ledenvergadering open.
Indien de contributie over enig verenigingsjaar op 31 maart van het daaropvolgend jaar nog niet is voldaan, kan het bestuur het lidmaatschap van het desbetreffende lid opzeggen overeenkomstig artikel 11, eerste lid, onder c, juncto artikel 11, vierde lid van de statuten.
Projectleden betalen een contributie die gelijk is aan de maandelijkse termijn van de contributie die de leden betalen. Het bestuur bepaalt de begin- en einddatum.
Gastzangers nemen op uitnodiging deel en betalen geen contributie.

Publicaties en correspondentie

Artikel 16

Ten einde de contacten tussen de leden te bevorderen en hen zo goed mogelijk over de voor hen van belang zijnde onderwerpen te informeren, draagt het bestuur er zorg voor dat het ledenportaal van de website roostenzangers.nl steeds alle actuele informatie bevat.
Het bestuur benoemt een webmaster, die belast is met de uitvoering van het in het eerste lid gestelde.
De webmaster is aan het bestuur verantwoording schuldig.

Artikel 17

Wanneer de vereniging voor haar correspondentie gebruik maakt van een e-mailadres, staat dit e-mailadres ten name van de vereniging. Dit e-mailadres moet overdraagbaar zijn.

Repetities

Artikel 18

De leden dienen de wekelijkse repetities bij te wonen. Indien zij verhinderd zijn een repetitie bij te wonen, dienen zij zich onder opgaaf van redenen af te melden bij een van de daartoe door het bestuur aangewezen (bestuurs-)leden.
Iedere repetitie wordt door een daartoe door het bestuur aangewezen (bestuurs-)lid de presentielijst ingevuld.
Het in het eerste en tweede lid gestelde is ook van toepassing op de door het bestuur in overleg met de dirigent vastgestelde extra repetities.
De wekelijkse repetitie heeft plaats op de donderdagavond van 20.00 uur tot 22.30 uur met een pauze van ca. 20 minuten.
De leden dienen tijdig aanwezig te zijn.
De dirigent bepaalt de plaatsen van de leden tijdens de repetities. Met persoonlijke wensen van de leden wordt slechts rekening gehouden, voor zover de gewenste opstelling dit toelaat.

Concerten

Artikel 19

De leden dienen op de afgesproken tijd aanwezig te zijn
De leden dienen tijdens concerten uniforme kleding te dragen, zoals door het bestuur is bepaald.

Artikel 20

De leden dienen zowel de generale repetitie als het concert bij te wonen.
Indien naar het oordeel van het bestuur, de dirigent gehoord, een lid een te groot aantal repetities niet heeft bijgewoond of naar het oordeel van de dirigent onvoldoende kennis van de uit te voeren werken bezit, kan het desbetreffende lid van deelname aan het concert worden uitgesloten.
Niet deelnemen aan de generale repetitie leidt in principe tot niet deelnemen aan het concert.
Indien het artistiek gezien noodzakelijk en verantwoord is, kan van het in het vorige lid gestelde worden afgeweken; dit uitsluitend ter beoordeling en op verzoek/uitnodiging van dirigent en bestuur.
Over een genomen besluit aangaande het gestelde in het vorige lid zal geen discussie mogelijk zijn met dirigent en/of bestuur.
De desbetreffende koorleden kunnen geen toekomstige rechten ontlenen aan een door dirigent en bestuur genomen besluit, zoals bedoeld in het vierde lid van dit artikel.

Artikel 21

De in een concert te gebruiken muziek dient voorzien te zijn van een zwarte omslag, die het bestuur daartoe beschikbaar stelt.

Artikel 22

De dirigent bepaalt de concertopstelling.
Leden, die een (de) concert(en) niet kunnen bijwonen, dienen op alle repetities met uitzondering van de generale repetitie aanwezig te zijn. Afmelden voor een (de) concert(en) dient tijdig te geschieden.

Artikel 23

Het opkomen bij een generale repetitie en/of concert geschiedt op aanwijzing van het bestuur.
De leden dienen zich 15 minuten voor de aanvang van het concert aan de zijde van het podium te bevinden, waar zij moeten opkomen. Zodra het eerste signaal geklonken heeft dat het einde van de pauze aankondigt, begeven de leden zich naar “hun” zijde van het podium. Het opkomen na de pauze geschiedt op dezelfde wijze als bij aanvang van het concert.
Het opkomen en weggaan dient zo rustig mogelijk te geschieden.
Bij opkomst van de dirigent volgt het koor het begeleidend orkest voor wat zitten blijven of opstaan betreft.
Het opstaan en zitten gaan tijdens een concert geschiedt op aangeven van de dirigent en dient zo rustig en gelijk mogelijk te geschieden.
Het verlaten van het podium vangt aan, nadat de dirigent en solisten zijn weggegaan, tenzij anders wordt bepaald.

Artikel 24

Indien vanwege de vereniging voor vervoer wordt gezorgd, dienen de leden 15 minuten voor het vastgestelde tijdstip van vertrek op het aangegeven vertrekpunt aanwezig te zijn.
Tenzij anders wordt bepaald, dienen de leden zich na afloop van een concert zo spoedig mogelijk naar het ter beschikking gestelde vervoer te begeven.
De vereniging is niet aansprakelijk voor de extra kosten die voortvloeien uit het niet opvolgen van het bepaalde in de eerste twee leden van dit artikel.
Indien vanwege de vereniging voor vervoer wordt gezorgd, kunnen leden, die daarvan geen gebruik willen maken, geen aanspraak maken op een vergoeding voor door hen gemaakte vervoerskosten.
Bij niet gebruik maken van geboden vervoersmogelijkheden voor heen- en/of terugreis dient het lid hiervan de reisleider/bestuursleden in kennis te stellen.

Materiaal

Artikel 25

De leden dienen de aanwijzingen van de dirigent met behulp van potlood aan te tekenen in de aan hen door de vereniging ter beschikking gestelde bladmuziek.
Bij bladmuziek die van derden wordt gehuurd, dienen de in het eerste lid genoemde aantekeningen door de leden te worden verwijderd, voordat de bladmuziek wordt ingeleverd.
Leden, die door omstandigheden hun bladmuziek niet zelf kunnen inleveren overeenkomstig de aanwijzingen van het bestuur, zijn verplicht te zorgen dat deze bladmuziek toch op het gevraagde tijdstip wordt ingeleverd.
Eventuele kosten, veroorzaakt door te laat inleveren, worden op de betrokken leden verhaald.

Wijziging van het huishoudelijk reglement

Artikel 26

Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld en gewijzigd overeenkomstig artikel 47 van de statuten.
Het vastgestelde c.q. gewijzigde huishoudelijk reglement is van kracht vanaf de dag, volgende op de dag, waarop de algemene ledenvergadering het heeft vastgesteld c.q. gewijzigd.
Het bestuur is gehouden de tekst van het vastgestelde c.q. gewijzigde huishoudelijk reglement binnen vier weken ter kennis van de leden te brengen en te plaatsen op de website van de vereniging.

Overige bepalingen

Artikel 27

Bij verschil van mening over de uitleg van één of meer artikelen van het huishoudelijk reglement dan wel over zaken, waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet en die ook niet geregeld zijn in de statuten, beslist het bestuur. De beslissing van het bestuur wordt aan de leden schriftelijk meegedeeld.
Het bepaalde in artikel 48, tweede lid, van de statuten is van overeenkomstige toepassing op de bestuursbeslissing ingevolge het eerste lid van dit artikel.

Artikel 28

Onder schriftelijk wordt in dit reglement verstaan elk via gangbare communicatiekanalen overgebracht bericht, waarvan uit geschrift blijkt.

Aldus vastgesteld in de bijeenkomst van de algemene ledenvergadering op 14 november 2024.

w.g. T.E.M. Hendriks, voorzitter

w.g. J.C.J.M. van Dijk, secretaris