Vereniging

Huishoudelijk reglement

Naam

Artikel 1

De vereniging draagt de naam: Eindhovens Gemengd Koor "De Roostenzangers". De naam kan in het gebruik worden afgekort tot E.G.K. "De Roostenzangers".

Leden

Artikel 2

De leden zijn verplicht zich te houden aan de statuten en het huishoudelijk reglement, alsmede aan alle andere door de algemene ledenvergadering of het bestuur wettig vast te stellen regelingen en/of te nemen besluiten.

Ledenregister

Artikel 3

Het bestuur houdt een ledenregister bij, waarin per lid worden vermeld de naam, voorletters, roepnaam, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum en datum van toelating als lid tot de vereniging. Daarnaast wordt nog de stemcategorie vermeld. Ten slotte wordt in voorkomende gevallen in het register aangetekend per welke datum het lidmaatschap is beëindigd en de reden overeenkomstig de omschrijving, zoals gegeven in artikel 11 van de statuten.
Het bestuur houdt een ere-ledenregister bij, waarin worden ingeschreven de ereleden, de ere-voorzitter en de ere-dirigent, een en ander voor zover benoeming is geschied overeenkomstig artikel 6 van de statuten.
Van de in het tweede lid van dit artikel genoemde personen worden vermeld de naam, voorletters, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer en geboortedatum alsmede de datum van benoeming en de datum waarop het erelidmaatschap, ere-voorzitterschap of ere-dirigentschap is geëindigd door overlijden of bedanken door betrokkene dan wel opzegging door de vereniging.
De leden zijn verplicht wijzigingen in de ingeschreven gegevens direct door te geven aan het bestuur.
De ereleden, daaronder begrepen de ere-voorzitter en de ere-dirigent, worden geacht overeenkomstig het gestelde in het vorig lid te handelen.

Bestuur

De voorzitter

Artikel 4

De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en van de algemene ledenvergadering.
De voorzitter is verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten van het bestuur en van de algemene ledenvergadering.

De secretaris

Artikel 5

De secretaris draagt zorg voor de te voeren correspondentie, het opmaken van de notulen, het bijhouden van de registers, zoals bedoeld in artikel 3 van dit reglement, het opmaken van het jaarverslag en het beheer van het archief. Met toestemming van het bestuur kunnen een of meer van deze taken aan een ander bestuurslid worden opgedragen.
De secretaris tekent alle correspondentie, die van de vereniging uitgaat met inachtneming van het gestelde in artikel 33, vijfde en zesde lid, van de statuten, tenzij in een bestuursvergadering anders wordt besloten en behoudens de correspondentie, die de overige bestuursleden uit hoofde van hun functie in het bestuur voeren.

De penningmeester

Artikel 6

De penningmeester draagt zorg voor het innen en betalen van gelden, het beheer van de geldmiddelen en de waarden van de vereniging en de boekhouding van alle inkomsten en uitgaven. Met toestemming van het bestuur kan het bijhouden van de boekhouding aan een daartoe deskundig natuurlijk persoon of instelling worden opgedragen.
Betalingen, die een bedrag van fl. 1.000.-- te boven gaan, mogen uitsluitend geschieden op grond van een door de voorzitter of secretaris voor akkoord getekend intern of extern stuk. Alvorens de in de eerste volzin van dit lid bedoelde akkoordbevinding te plaatsen, dient het desbetreffende stuk voor akkoord te zijn getekend door het bestuurslid, dat de daarop betrekking hebbende opdracht verstrekte.
De penningmeester dient elk jaar binnen drie maanden na afloop van het verenigingsjaar, behoudens verlenging van deze termijn overeenkomstig artikel 48 van Boek 2 Burgerlijk Wetboek, de rekening en verantwoording in over het afgelopen verenigingsjaar, een verslag over de toestand van de financiën en een staat van bezittingen en schulden van de vereniging aan het eind van het verenigingsjaar.
Indiening geschiedt bij het bestuur, waarna het bestuur genoemde bescheiden ter vaststelling aanbiedt aan de algemene ledenvergadering overeenkomstig artikel 17, tweede lid, van de statuten. De penningmeester draagt er zorg voor, dat de kascontrolecommissie, zoals bedoeld in artikel 40 van de statuten, tijdig haar onderzoek kan verrichten. Het verslag van de commissie wordt schriftelijk uitgebracht en voor de aanvang van de bijeenkomst van de algemene ledenvergadering, zoals bedoeld in artikel 17 van de statuten, aan de secretaris overhandigd.
De commissie kan desgewenst haar verslag mondeling ter vergadering toelichten.
Indien de vereniging van een rekening bij een bank, hetzij een bankrekening, hetzij een girorekening, gebruik maakt, staat de rekening ten name van de vereniging.
Het bestuur kan besluiten de penningmeester te doen bijstaan door een ander bestuurslid. Beiden regelen in onderling overleg hun taakverdeling, welke de goedkeuring van het bestuur behoeft.

De bibliothecaris

Artikel 7

De bibliothecaris is verantwoordelijk voor het beheer over de muziekbibliotheek, hetgeen concreet inhoudt:

het ordelijk en systematisch rangschikken van alle muziek;
het uitgeven van de muziek aan de leden;
het innemen van de muziek na gebruik;
het bijhouden van een register, waarin de gehele inventaris van de muziekbibliotheek is opgenomen;
het zorgen, dat de muziek steeds in goede staat verkeert;
het signaleren aan het bestuur welke muziek moet worden bijbesteld om in voldoende mate aanwezig te zijn;
het uitgeven en innemen van de muziek, die elders wordt gehuurd.

Het bestuur kan besluiten de bibliothecaris te doen bijstaan door een commissie.

Commissies

Artikel 8

Indien het bestuur overeenkomstig artikel 29, vierde lid, van de statuten overgaat tot het instellen van een commissie, dient haar opdracht, alsmede het instellen, schriftelijk aan de leden van de commissie te worden meegedeeld.
De mededelingen, zoals bedoeld in het eerste lid, worden binnen vier weken aan de leden van de vereniging bekend gemaakt.
De commissie rapporteert aan het bestuur en is jegens dit bestuur verantwoording schuldig.
De commissie kan interim-rapporten uitbrengen.
De commissie brengt na vervulling van haar opdracht een eind-rapport uit. Het bestuur is gehouden binnen drie maanden na ontvangst mee te delen of het het rapport aanvaardt, dan wel een aanvullend rapport nodig acht. Aanvaarding van het (aanvullende) rapport leidt tot décharge van de commissie.
De décharge wordt de leden van de commissie en de leden van de vereniging binnen vier weken na de datum van aanvaarding van het (aanvullende) rapport schriftelijk meegedeeld.

Contributie

Artikel 9

De leden zijn gehouden een door de algemene ledenvergadering jaarlijks vast te stellen contributie te voldoen.
Voor alle leden geldt de volledige contributie.
Indien een lid om zwaarwichtige redenen meent niet aan zijn contributieverplichting te kunnen voldoen, kan hij/zij aan de penningmeester schriftelijk verzoeken hem/haar gehele of gedeeltelijke kwijtschelding te verlenen.
Dit verzoek wordt beoordeeld door de penningmeester en de voorzitter, waarna de beslissing aan het lid wordt meegedeeld. Indien het verzoek niet wordt gehonoreerd, kan het lid binnen een maand in beroep gaan bij het bestuur. Het bestuur beslist binnen een maand op dit beroep. Van de beslissing op dit beroep staat geen beroep op de algemene ledenvergadering open.
Indien de contributie over enig verenigingsjaar op 31 maart van het daaropvolgend jaar nog niet is voldaan, zegt het bestuur het lidmaatschap van het desbetreffende lid op overeenkomstig artikel 11, eerste lid, onder c, iuncto artikel 11, vierde lid van de statuten.

Publicaties

Artikel 10

Ten einde de contacten tussen de leden te bevorderen en hen zo goed mogelijk over de voor hen van belang zijnde onderwerpen te informeren, draagt het bestuur er zorg voor dat er elf maal per jaar een verenigingsblad verschijnt. Dit blad draagt de naam: "De Roostenzanger".
Het bestuur benoemt een redactiecommissie, die belast is met de uitvoering van het in het eerste lid gestelde.
De redactiecommissie bestaat uit ten minste twee leden.
De redactiecommissie is aan het bestuur verantwoording schuldig.
Het bestuur benoemt uit zijn midden een of meer eindredacteur(en).

Repetities

Artikel 11

De leden dienen de wekelijkse repetities bij te wonen. Indien zij verhinderd zijn een repetitie bij te wonen, dienen zij zich onder opgaaf van redenen af te melden bij een van de daartoe door het bestuur aangewezen bestuursleden.
Iedere repetitie wordt door een daartoe door het bestuur aangewezen bestuurslid de presentielijst ingevuld.
Het is niet toegestaan na de pauze weg te gaan zonder zich te hebben afgemeld bij een van de in het eerste lid aangeduide bestuursleden.
Het in het eerste, tweede en derde lid gestelde is ook van toepassing op de door het bestuur in overleg met de dirigent vastgestelde extra-repetities.
De wekelijkse repetitie heeft plaats op de donderdagavond van 20.00 uur tot 22.30 uur met een pauze van ca. 30 minuten.
De leden dienen tijdig aanwezig te zijn en na een signaal direct hun plaatsen in te nemen. Ditzelfde geldt ook voor direct na de pauze.
De dirigent bepaalt de plaatsen van de leden tijdens de repetities. Met persoonlijke wensen van de leden wordt slechts rekening gehouden, voor zover de gewenste opstelling dit toelaat.
De leden, die tijdens de repetitie niet behoeven te zingen, dienen het onderling praten zo veel mogelijk te voorkomen.

Concerten

Artikel 12

De leden dienen tijdens concerten uniforme kleding te dragen, die door de vereniging ter beschikking is gesteld.

Artikel 13

De leden dienen zowel de generale repetitie als het concert bij te wonen.
Indien naar het oordeel van het bestuur, de dirigent gehoord, een lid een te groot aantal repetities niet heeft bijgewoond, wordt het desbetreffende lid van deelname aan het concert uitgesloten.
Niet deelnemen aan de generale repetitie leidt in principe tot niet deelnemen aan het concert.
Indien het artistiek gezien noodzakelijk en verantwoord is, kan van het in het vorige lid gestelde worden afgeweken; dit uitsluitend ter beoordeling en op verzoek/uitnodiging van dirigent en bestuur.
Over een genomen besluit aangaande het gestelde in het vorige lid zal geen discussie mogelijk zijn met dirigent en/of bestuur.
De desbetreffende koorleden kunnen geen toekomstige rechten ontlenen aan een door dirigent en bestuur genomen besluit, zoals bedoeld in het vierde lid van dit artikel.

Artikel 14

De in een concert te gebruiken muziek dient voorzien te zijn van een zwarte omslag, die het bestuur daartoe beschikbaar stelt.

Artikel 15

De dirigent bepaalt de concertopstelling.
Indien leden afwezig zijn tijdens een generale repetitie, sluiten de aanwezige leden aan, opdat geen "gaten" in de opstelling ontstaan.
Indien leden afwezig zijn tijdens een generale repetitie en toch aan het concert mogen meedoen, dienen zij zich aan de buitenzijden aan te sluiten, opdat de opstelling, zoals deze was tijdens de generale repetitie, gehandhaafd blijft. Aansluiten geschiedt per stemcategorie.
Indien leden wel aanwezig zijn op een generale repetitie, maar onverwacht het concert niet kunnen bijwonen, dan vindt het tweede lid overeenkomstige toepassing.
Leden, die een (de) concert(en) niet kunnen bijwonen, dienen op alle repetities met uitzondering van de generale repetitie aanwezig te zijn. Afmelden voor een (de) concert(en) dient tijdig te geschieden.

Artikel 16

Het opkomen bij een generale repetitie en/of concert geschiedt op aanwijzing van het bestuur.
De leden dienen zich 15 minuten voor de aanvang van het concert aan de zijde van het podium te bevinden, waar zij moeten opkomen. Zodra het eerste signaal geklonken heeft dat het einde van de pauze aankondigt, begeven de leden zich naar "hun" zijde van het podium. Het opkomen na de pauze geschiedt op dezelfde wijze als bij aanvang van het concert.
Het opkomen en weggaan dient zo rustig mogelijk te geschieden.
Bij opkomst van de dirigent volgt het koor het begeleidend orkest voor wat zitten blijven of opstaan betreft.
Het opstaan en zitten gaan tijdens een concert geschiedt op aangeven van de dirigent en dient zo rustig en gelijk mogelijk te geschieden.
Het verlaten van het podium vangt aan, nadat de dirigent, solisten en orkestleden zijn weggegaan, tenzij anders wordt bepaald.

Artikel 17

De leden zijn verplicht tijdig aanwezig te zijn, indien de dirigent het koor voor een concert wil laten inzingen.

Artikel 18

Indien vanwege de vereniging voor vervoer wordt gezorgd, dienen de leden 15 minuten voor het vastgestelde tijdstip van vertrek op het aangegeven vertrekpunt aanwezig te zijn.
Tenzij anders wordt bepaald, dienen de leden zich na afloop van een concert zo spoedig mogelijk naar het ter beschikking gestelde vervoer te begeven.
De vereniging is niet aansprakelijk voor de extra kosten die voortvloeien uit het niet opvolgen van het bepaalde in de eerste twee leden van dit artikel.
Indien vanwege de vereniging voor vervoer wordt gezorgd, kunnen leden, die daarvan geen gebruik willen maken, geen aanspraak op een vervoersvergoeding maken voor door hen gemaakte vervoerskosten.
Bij niet gebruik maken van geboden vervoersmogelijkheden voor heen- en/of terugreis dient het lid hiervan de reisleider/bestuursleden in kennis te stellen.

Materiaal

Artikel 19

De leden zijn verplicht de aanwijzingen van de dirigent met behulp van zacht potlood aan te tekenen in de aan hen door de vereniging ter beschikking gestelde muziekbladen en/of partijen.
De in het eerste lid genoemde aantekeningen dienen door de leden te worden verwijderd, voordat de muziekbladen en/of partijen worden ingeleverd.
Leden, die door omstandigheden hun muziekbladen en/of partijen niet zelf kunnen inleveren overeenkomstig de aanwijzingen van het bestuur, zijn verplicht te zorgen dat deze bladen en/of partijen toch op het gevraagde tijdstip worden ingeleverd.
Eventuele kosten, veroorzaakt door te laat inleveren, worden op de leden verhaald.

Wijziging van het huishoudelijk reglement

Artikel 20

Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld en gewijzigd overeenkomstig artikel 48 van de statuten.
Voorstellen tot wijziging bevatten zowel de oude als de nieuwe tekst, alsmede een toelichting daarop.
Het vastgestelde c.q. gewijzigde huishoudelijk reglement is van kracht vanaf de dag, volgende op de dag, waarop de algemene ledenvergadering het heeft vastgesteld c.q. gewijzigd.
Het bestuur is gehouden de tekst van het vastgestelde c.q. gewijzigde huishoudelijk reglement binnen vier weken ter kennis van de leden te brengen.

Overige bepalingen

Artikel 21

Bij verschil van mening over de uitleg van één of meer artikelen van het huishoudelijk reglement dan wel over zaken, waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet en die ook niet geregeld zijn in de statuten, beslist het bestuur. De beslissing van het bestuur wordt aan de leden schriftelijk meegedeeld.
Het bepaalde in artikel 49, tweede lid, van de statuten is van overeenkomstige toepassing op de bestuursbeslissing ingevolge het eerste lid van dit artikel.

Aldus vastgesteld in de bijeenkomst van de algemene ledenvergadering op 17 maart 1994.

w.g. M.C. van den Berge, voorzitter

w.g. J.C.J.M. van Dijk, secretaris